个人信息整理术:用 Notion 搭建我的「每日看板」

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这是一页 Notion Page ——

本文 Notion 中内容为虚构  仅供演示之用

在这个全平台自动同步的「看板」中,我可以随时查看我的一周计划、更新我的购物清单、新增或修改文章选题、整理数码产品用途、告诫自己少吃早睡,甚至追踪个人年度 OKR 的完成情况。

对于我这样一个「事情不记下来就不能开始做」的强迫症来说,这张 Page 足以承载我绝大部分关于内容整理的需求。

📆 每日都看的「每日看板」

页面整体分为 5 个部分:

  • #1 一周生活  标注星期、日期,每周手动输入更新。这里核心是整理已经确定具体时间的待办事项,比如打球、社交活动、大扫除、航班时间等;最近新增了一个「购物清单」表格,罗列了近期计划内的支出项目,可以直观看到价格、优先级信息。
  • #2 日常待办  主要罗列暂时没有准确时间的待办事项或需要长期注意的内容,比如提醒记账、要看的书、确定的文章选题、申请小客车配置指标、国庆节假期后预约体检。
  • #3 种草清单  作为一个买买买重度患者,这里会集中记录想买的内容和已有的数码产品,并将已有的 Apple 产品按照官方分类方式做了梳理。
  • #4 人生指北  一些心灵鸡汤、对于生活和工作的日常思考,包括常用软件列表。
  • #5 2021 OKR  不得不说 OKR 是一个很清晰的拆分目标和考核标准的工具,这里会从学习、生活、工作、兴趣爱好几个维度整理今年希望完成的事情。

从纸笔到 Excel,从奇妙清单到印象笔记,再到最终选择 Notion。在反反复复很多年的真实体会之后,我终于找到对我来说最高效的工具和方法 —— 

  1. 将信息尽可能清晰地分类
  2. 在一个完整的页面中编辑和查看所有
  3. 断舍离掉无用且低效的内容

而 Notion,很好地实现了这一切。

🗂 Notion 入门指北

我非常喜欢 Notion 对内容的理解:Pages & Blocks

Block 是内容的最小颗粒度,它可以是一个标题、一行字、一个表格;也可以是一个重点、一个待办、一个开关。

Page 是 Blocks 的归纳方式,每一页 Page 都可以有自己的名字和图标,可以收容无限个 Blocks,而 Page 本身也可以作为一个 Block 存在其中。

如果这段话难以理解,那我就从头讲讲这页 Page 是怎么做出来的 ⏯

📌 新建 Page

第一步,新建 Page 并完善基本设置。

  • 为你的 Page 输入名称
  • 添加 Icon、Cover 和 Comment
  • 点击右上角「···」选择字体、字号、是否以「最宽宽度」展示

设置完成后,效果如图所示,你便拥有了一个基本的页面。

接下来你可以在空白处直接输入文字,或敲击「/」选择要输入的内容类型。

📌 创建基本 Blocks 并调整位置

在空白处直接输入文字即可自动生成「纯文字」Block,持续输入的文字将自动折行。这里的逻辑和常规的记事本、备忘录相同。

敲击「回车」即可另起一行输入文字。但敲击回车后输入的内容,将成为新的 Block。一个很直观的方法可以对 Block 范围进行判断 —— 将鼠标移动至第一个字左侧,点击「多选」按钮,同一个 Block 内的内容将会高亮呈现。

同时,直接用鼠标拖选住文字,会出现格式设置浮窗。这里可以对字体粗细、链接、颜色、背景等格式进行设置,也可以随时修改 Block 的类型。

这里需要注意,选中文字和选中 Block 设置颜色的效果是不同的。

通过上述设置,可以搭建好基本的「标题 Blocks」。

接下来,鼠标长按「多选」按钮并移动,即可在页面中调整每个 Block 的位置。在移动时,目标位置相邻的 Blocks 会在对应的上下左右方位出现蓝色线状提示符。

图中蓝色线条即表示「日常待办」Block 将移动至「一周生活」右侧并自动对齐
图中蓝色线条即表示「种草清单」Block 将移动至「日常待办」下方并自动对齐

至此,你已经可以在页面中搭建最核心的几个一级标题,并调整到合适的位置。

📌 创建待办、开关、重点、表格和标注 Blocks

输入「/」,在下拉菜单中选择「To-do list」即可创建独立的待办 Block。每个 Block 都支持随时编辑修改内容、移动、添加或取消勾选状态等操作。

输入「/」,在下拉菜单中选择「Toggle list」即可创建独立的开关 Block。

输入「/」,在下拉菜单中选择「Bulleted list」即可创建独立的重点 Block。配合格式设置,可以让重点信息更加高亮显示。

输入「/」,在下拉菜单中选择「DATABASE」-「Table – Inline」即可创建页面内的表格 Block。表格支持标题命名、列标题及属性修改、筛选、合计等基本功能。

输入「/」,在下拉菜单中选择「Callout」即可插入标注 Block。我对它的理解是一种特殊形式的高亮呈现,在内容前支持插入某个具体的 emoji 图标。

除此之外,还包括引用、分割线、画廊、项目管理看板等其他 Block 可以根据实际需求添加使用。至此,你已经可以在不同的一级标题下,对应整理好各类信息。

而这其实已经构成了最核心的结构,接下来只需要根据实际情况随时更新和修改这些内容。

📌 OKR 看板是如何创建的

首先在空白处插入一个「Board – Inline」。

默认出现的 Board 中包含「Not started」「In progress」「Completed」三个 Status。

在「Not started」下方点击「+ New」即可添加卡片并编辑卡片名称。

接下来可以点击卡片进入 Page 页面选择或创建一个新的 Status。

这样就有了新的分类 —— 学习。

点击看板右上角「···」,在 Properties – Card preview 中选择 Page content 即可在面板界面展示具体内容。

同理,在不同的 Status 下插入卡片并修改 Status 名称,即可完成 OKR 看板的建立。

不过这种形式的弊端也很明显,无法直观看到完成进度、优先级等相关信息。但已经满足了我作为信息提示的需要,更多高阶功能玩法可以参考 Notion 大佬 @Linmi 的文章 ——

 

🧾 信息整理心得

「整理信息」这件事可能源自大学阶段。

那时候我会将每学期的课表用 A4 纸打印装订成册,每周用纸笔记录要做的事情。同时用「奇妙清单」App 记录自己种草的物品;

2012 年

实习和工作之后,开始重度使用印象笔记「记录一切」,从运动健身的教程到值得购买的礼物;从职业规划的思考到「稍后阅读」和兴趣社交。当然也包括剪藏网页、整理值得长期保存的信息;

重度使用印象笔记时重新梳理了笔记目录
使用印象笔记表格功能整理工作、备考相关事项

除了印象笔记,也会用「小日常」App 记录和打卡每天要坚持的习惯、用纸笔整理工作中的 Todo、差旅安排、想法和创意;

工作笔记本 – 2017 册

在这些的基础上,还会用 Excel 记录时间、复习计划、账单、物品清单,甚至可以在租房时量化性价比;

坚持了 3623 行的每日账单
低效且难以坚持的时间记录
以年为单位整理自己的全部物品
雅思复习计划
对比分析不同房间的优劣势 – 2019

这么看来,也许会比较夸张 🤔,但也正是有过这些尝试之后,我才终于发现哪些是浪费时间的无用功、哪些是磨刀不误砍柴工

从 2020 年 4 月使用 Notion 以来,我对很多没必要的信息做了断舍离。现在 Notion 上的一页 Page 已经几乎可以「All in One」。而对于记账或工作日历来说,如果其他工具或平台的确更加好用,就也没必要非得本末倒置地为了合并而合并。

🗳 回到正题

记录这些信息从来没有让我感到过「费劲儿」,它更像是一种习惯或者一种运转方式,甚至还有点享受。

它可能无法适合所有人,但似乎有一个结论是通用的:我们所有认可的、反对的、想要学习借鉴的或者坚持自成一派的,都是为了让自己能够真正地变得高效和舒坦 😬

就像我在这页 Page 顶部写下的两个提醒一样:

  1. Apple Care Plus 非常值得购买
  2. 别忘记将来要做的是一个生活家

感谢你看到这里,还请大家批评指正 👀


 

 

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