从清单分类到重塑工作流,老牌任务管理工具 Todoist 增加看板模式

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作为一款老牌的全平台任务管理工具,Todoist 以其易用性、自然语义等特性吸引了不少的用户。早在 2019 年的 12 月份的时候, Todoist 的 CEO @amix3k 就曾透露过即将上线的看板功能。其实透过 Todoist 在 2019 年介绍其花费两年时间再造 foundation 的博文,我们就不难发现看板视图的端倪。当时新增了一个「板块(section)」的功能,明显就是为后续看板视图而准备。

就在近期 Todoist 上线了 beta 版看板功能,作为 Todoist 的一名拥趸自然也乐见该功能的上线,毕竟看板管理对于效率的提升是有目共睹的。

官方展示的看板效果图

看板模式更新内容

简单的讲,本次更新的看板模式其实是在原有的列表(list)视图的基础之上,另外的提供的一种视图方式。它包括两部分的内容:一是既有项目下,视图列表 / 看板视图切换;二是新建项目时可在列表与看板视图之间进行选择。

新建项目选择视图

本次 beta 更新采取的是全平台更新的策略,更新之后的看板视图的设置可以同步至已经启用 beta 的平台上。各平台在使用的过程中的体验相一致。

需要注意的是目前的看板模式只对项目(project)内的任务有效,项目内任务的子任务无法通过看板的形式进行查看。

看板模式开启

考虑到目前看板模式仅为 beta 上线,所以开启的第一步是加入 Todoist 的 beta 计划。这里主要以 Web 为主,其他平台可以参见 Todoist 官方的帮助文档。依次点击右上角齿轮 → 设置 → 常规 → 开启测试版本,然后点击项目右上角三个点即可在看板与列表视图之间进行切换。

列表与看板视图切换

视图切换之后的界面就跟我们熟悉的看板应用 Trello 的界面很相似了。原来的列表视图的版块(section)名自动的成为看板模式下版块的名称。

此外,还有上文提到过的,在新建项目的时候也通过直接选择的方式进入「看板」的视图。

整体上,Todoist 在看板/列表的切换上的自由度高还是比较高的。看板/列表可以根据项目的不同,进行相应的选择;选择了之后就可以一直保持看板状态(目前需要处于 beta 版状态下)。

看板模式应用场景

一键之间,由列表到看板,由清单分类到重塑工作流,视图上的变化带来的是思维与工作流上的极大变化。

通过看板模式能够更为直观方便的对项目内的任务进行分类或引流。看板模式与任务属性相结合,更进一步细化了 / 可视化了任务进度。

在看板上线之后,我先后将 Todoist 中的部分项目进行了看板化。

信用卡还款

通常来讲,信用卡的账单日与最终还款日都是固定的。所以一直以来,我都在用 Todoist 管理它们。考虑到体量,在看板功能推出之后,我第一时间拿它进行试水。

我设置了这样了一个由两个列表组成的简单的工作流:「未出账单 / 未还款 → 已出账单 / 已还款」。

信用卡账单看板

 

借助于子任务,我将每月的待还款额添加在每家银行下方。对于那些「已出账单」或者「已还款」的信用卡,我会将其拖动至对应的 list 下,然后在每月月底的时候,把所有「已出账单/已还款」上项目再拖动到「未出账单/未还款」中。

这样能够清清楚楚知道每一张信用卡的状态,再者能够根据账单日错峰消费,缓解自身资金压力。

如你所见,相较于之前的列表视图,看板视图下更直观了。

文章阅读

一直以来,我在使用 Todoist 来管理自己的文章阅读。借助于的是 Todoist 的这样的一个特性:

把网址直接粘贴到Todoist中,Todoist会自动的把该链接转换成一个可跳转、显示链接名称的任务1;点击该任务的时候可以自动的拉起浏览器进行阅读。

同样的,切换至看板模式之下,稍加改造就可以搭建出一条阅读的「泳道」:「待读 → 阅读中 → 读完归档」。

阅读看板

每一个列表之下放置的是文章专栏的名称作为任务,专栏内的文章作为子任务放置在其中。

专栏内的文章处理

阅读的时候,根据专栏阅读的状态在「泳道」上进行相应的拖动;根据重要程度,对列表中专栏的阅读先后顺序进行调整。在每周五的时候,我会根据当前的阅读情况,制定下一周的通勤文章阅读计划,并将其作为子任务添加到专栏之下。

小团队的协作

Todoist 自带团队协作的功能,不管是两人之间共同维护家庭的信用卡开支以及其他日常,还是工作中的轻量协作, Todoist 都是一个不错的选择。在看板模式之下,它项目管理的功能在一定程度上得以强化。

以 HR 的招聘为例,通常是这样一个工作流:「筛选简历 → 通知面试 → 面试 → 确认候选人 → 入职」。

借用 Todoist 的看板,我们将应聘人以子任务的形式附加在岗位上(应聘人的关键信息以评论的的形式添加到子任务上),横向的进行拖动。这样能够清楚的看到每一流程环节的人员数量。

而在之前,通常的做法则是通过使用标签来进行相应的标记。

看板模式目前存在的问题

目前看板模式不支持手机的横屏,对于移动端,尤其是小屏手机,会带来一些操作上的不便。再者,在看板模式下,无法将任务直接拖动为子任务,也无法将子任务从看板中拖出。这一点或许后续发布的正式版中会有改善。

在看板模式之下,Todoist 仅能显示标签的数量,并不能显示出标签的名字或者是颜色。

只显示标签数量

 

此外,看板只上线了项目的维度,似乎 Todoist 官方未有上线至标签维度的计划。

小结

整体上来讲,对于 Todoist 新增的看板视图我是比较喜欢的。全平台更新的策略使得在平台上都能够获得一致的体验,而且看板下的「板块」可以自由移动,能够实时根据流程的情况进行调整。说句题外话,相对 Trello 的手动归档,Todoist 勾选完成任务自动归档也是挺符合我的习惯的。从目前来看,官方发版很频,几乎每天都在发布更新,相信很快这一功能将会上线正式版。

在看板上线后,我对诸如阅读、写作、小团队的协作等项目均进行了看板改造,但是对于部分项目,列表依然有其所长。比如购物,我依然维持了列表的形态。在列表之下,子任务的视情况折叠也有它的可取之处。对于个人而言,看板与列表之间的流畅切换使得用户能够从容的应对各种场景。个人可以根据自己的应用场景、实际需求决定是否需要跟进。

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