Google日曆 變身時間塊統計工具,追蹤養成習慣與工作時數

time blocking (時間保護、時間塊、時間盒)」是這幾年頗流行的時間管理技巧,在行事曆上,預先把自己的時間保護下來,去做那些更有價值的事情。

今天要介紹的這款工具:「 Calendarist 」,正是一個「 time blocking 」的追蹤統計工具,幫助我們追蹤運動、閱讀,或是工作、家庭的時間。聽起來很常見?

但最有意思的是,「 Calendarist 」搭配 Google 日曆,幫我們統計的是在 Google 日曆上的時間利用!

這就讓「 Calendarist 」不同於一般的時間追蹤工具,例如「「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App」或「RescueTime 拯救時間利器上手教學,自動時間記錄與生產力評分」。

相信有許多朋友,平常已經使用 Google 日曆來同步管理日常行程,但是 Google 日曆可以安排時間,卻沒有內建可以「統計時間如何花費」的功能,你有沒有想過,希望 Google 日曆加上這樣的功能呢?

而搭配「 Calendarist 」,就可以完成這樣的統計報告。並且,可以更進一步的把 Google 日曆就此變成習慣養成、時間管理的追蹤統計工具。

  • 例如我們開始在 Google 日曆記錄自己的專注時間:
    • 哪一段時間在專心寫稿?哪一段時間在研究個人興趣?哪一段時間在處理工作雜務?
    • 最後,利用「 Calendarist 」進行時間分配利用的追蹤統計。
  • 或者我們開始在 Google 日曆記錄自己的習慣:
    • 例如今天幾點幾分去跑步?今天睡了多久?每週運動幾次?
    • 最後,同樣透過「 Calendarist 」進行習慣養成的目標設定。

很有意思的輔助工具,下面我們就來看看他如何操作。

一,登入 Calendarist ,授權 Google 日曆

這是一個免費工具,不過,必須授權他讀取 Google 日曆上的資料。

打開「 Calendarist 」網站,選擇用 Google 帳號登入,就會出現要授權讀取 Google 日曆資料的詢問視窗,必須允許,才能統計 Google 日曆上的活動時間。

進入「 Calendarist 」後,建議先到[齒輪設定]的頁面中,勾選自己想要同步出現在「 Calendarist 」上的行事曆。

因為 Google 日曆可以設定多個行事曆,你的行程可能分散在不同行事曆上,例如你有一個運動紀錄專屬的行事曆,這時候就要勾選他。

「 Calendarist 」的同步很即時, Google 日曆上一週內的行程,只要新增,都會立刻出現在「 Calendarist 」上(或是重新整理一下網頁就會出現)。

二,在 Google 日曆上記錄自己的時間花費

那麼,如何讓「 Calendarist 」成為 Google 日曆的時間統計工具呢?

首先,我們要使用 Google 日曆記錄自己的時間花費,看你要統計什麼,就隨時在 Google 日曆畫出自己做了什麼的時間塊:

  • 各種工作時數。
  • 運動時數。
  • 學習時數。
  • 家庭休閒活動時數。
  • 等等
你可以有兩種利用方式:

  • 把所有時間花費,都記錄在 Google 日曆上,最後可以進行全部時間分配的統計。
  • 只記錄目前想追蹤的項目,例如每天運動時間,最後可以單獨成為運動習慣追蹤工具。

或者你可以參考看看我之前追蹤「優質時間」的方法:「練習記錄「優質的時間」,而非記錄工時:一年實作統計與心得」。

只要 Google 日曆上有新增紀錄,「 Calendarist 」上就會出現「 Tag new events 」,一個一個日曆上的行程,即時同步到這裡讓我們進行時間追蹤統計。

三,在 Calendarist 為事件加上標籤,可自動化

要做好時間追蹤統計,我們需要在「 Calendarist 」上,為同步到這裡的 Google 日曆行程加上標籤(Tag)。

一開始,當然需要先手動設定。

例如家庭活動加上 #family 標籤,傳寫部落格任務加上 #blog 標籤,有了標籤,之後「 Calendarist 」就能進行時間分配的統計。

而且,很棒的一點是「 Calendarist 」會讓標籤過程愈來愈自動化:

  • 擁有相同關鍵字的行程,自動加上相同標籤。
這裡還支援中文的行程名稱喔!例如我為「研究某某軟體」加上了「#blog」標籤。之後有另外一個行程叫做「研究某某方法」,就會自動加上「#blog」標籤。

「 Calendarist 」還有子標籤的設計,這可以用來幹嘛呢?

例如,所有辦公室工作的任務,我都加上「#work」的標籤,但是辦公室任務中有些任務價值更高,像是我正在撰寫新書文稿,這時候這個任務可以加上子標籤「#focus」。

到時候統計分析,我就可以看到辦公室任務的總時數,以及其中高價值任務的比例分配。

四,統計你的時間數據

設定好標籤,就可以等著看「 Calendarist 」統計出來的時間分配結果囉!

預設是以每一週為單位,可以看到這個禮拜在 Google 日曆上的工作時數、家庭時間、寫部落格時間的分配。

也有一個長條圖,可以看到每一天的時間,分配在哪些分類的任務上。

如果剛剛有設定子標籤,現在就可以看到 #work 總時數中,有多少比例的任務是屬於 #focus 。

可以切換到「activity」頁面,這裡會列出所有同步到「 Calendarist 」上的行程,他們的標籤設定,這裡也可以透過[ Edit ]修改標籤分類。

五,設定你的時間目標

除了簡單的利用「 Calendarist 」查看時間統計結果外,「 Calendarist 」還提供了目標追蹤的功能。

來到[ Goals ]頁面,我可以設定各種目標:

  • 計算工作總時數:看看每週投入工作的時間,是否超過我的要求。
  • 計算個人興趣時數:看看有沒有花一點時間來推進自我實現的目標。
  • 計算習慣養成次數:不只能算時數,也可以計算次數,例如看看這週有沒有運動五次。

設定目標時,幾個關鍵功能如下:

  • Goal name:設定目標名稱
  • Tag to track:這個目標要追蹤哪個標籤
  • Goal type:目標類型:
    • 計算每天、每週、每月時數
    • 計算每天、每週、每月次數
    • 計算全部的總時數

例如我可以設定一個月閱讀 15 個小時。或是每週閱讀 5 次,或是總念書時數達到 100 個小時。

結論:

「 Calendarist 」透過同步 Google 日曆上的所有行程,進行分類,統計各種目標的時間花費,讓我們可以很清楚看到是否有妥善分配自己的時間資源。

更重要的是可以看到「自己善用了多少時間?」,如果說一個禮拜明明有 168 個小時,我投注在各種目標的總時數,卻連這個時間的 1/3 都不到(畢竟要扣掉吃飯、睡覺),就可以知道有可能我們還沒有充分利用自己的時間,很多時間可能都是在完全不知道做了什麼的事情上打發掉了。

說到時間的善用,這裡也要跟大家分享一個好消息,我最近剛剛撰寫完成自己的時間管理新書:《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?幫你克服拖延、養成習慣、達成目標!》(2020/5/21 開賣,敬請各位讀者多多支持囉!),裡面也討論了這樣的時間保護、時間掌控,以及時間分配問題,當然書裡沒有提到這篇文章的工具,不過倒是深入的分析了相關的方法論,歡迎有興趣的朋友追蹤參考。

我自己會想繼續使用「 Calendarist 」,並且開始嘗試在 Google 日曆記錄自己的時間花費,直接把「 Google 日曆當成時間追蹤工具」使用,這是個我喜歡的點子。

對這個主題想進一步閱讀更多文章的朋友,歡迎參考我推薦的這幾篇:[[影片]這5個時間管理技巧,幫助我在家也能高效率工作,兼顧生活平衡]、[[時間技客-25] 如何評估時間管理夠好?不是把時間表排好排滿]、[如何透過時間追蹤提升時間生產力?4個階段與9個工具]。


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