避免不必要的折腾,我选定 DEVONthink + Notion 来搭建知识库|年度征文

personDelmar

编注:本文是「少数派 2019 年度征文活动」的入围文章,本篇征文的投稿赛道为:效率有心得。本文仅代表作者本人观点,少数派对标题和排版略作调整。


面对越来越多的工具,对于一个爱折腾的人来说,很容易就光顾着玩工具,忘记自己本来的目的——用工具提高自己的效率。每每看到一个新的强大的软件就想去折腾一番,以为体验完就能确定最终的那个软件。但结果往往是在这个软件里留下一点资料,在那个软件里留下一点资料,最后告诉自己,这么乱还是算了吧,不整理了。一切又回到最开始的状态。

2019 最爱的两个软件

为了打破这种「快乐折腾」的状态,在 2019 年我最终选定了两个工具——DEVONthink & Notion。选择它们是因为它们强大的功能能够帮我构建一个完整的知识体系,对我的个人知识进行全面的管理,也就是 Personal Knowledge Management。同时也能避免我的资料散落多处,提高我的知识利用效率。

PS:PKM 是一个巨大的话题,本文只挑个人使用过程中的重点讲。另外,这两个软件非常强大,但本文不做太多介绍。无论对 PKM,还是对两个软件功能有兴趣,可以考虑找书看和在少数派搜软件名称。

为什么要做知识管理

未来的帝国是建立在脑力上的。——丘吉尔

如果这句还不足够让你重视「知识管理」的话,我还有一些对我而言比较重要的理由。

信息爆炸导致注意力分散

在百度和谷歌搜了下「互联网每秒钟产生多少数据」,找到的一个相对靠谱的答案。谷歌公司高级副总裁兼法律总顾问 Kent Walker 在 2014 年曾经指出:「截止到 2000 年,人类仅存储大约 12 EB 的数据,但如今,我们每天产生 2EB 的数据。过去两年的时间里产生了世界上百分之九十以上的数据。」

2EB 是什么概念?相当于 2097152GB。

还是没有概念?一部超清版的电影按 2GB 计算,一天相当于产生 1048576 部电影。《阿凡达》拍了 2 年才拍完,如果算上创作时间,那就是 14 年。

这还只是 2014 年。

那么,信息爆炸和知识管理有什么关系?这里就涉及到一个长短板理论了:

  • 李雷所有技能都达到了 70 分
  • 韩梅梅大部分技能都达到了 60 分,有一项技能达到了 90 分

你是老板,你选谁?

面对信息爆炸,我们很容易就步入一个状态:今天看到这篇文章说 Python 对自己对工作效率有帮助就火急火燎地跑去学 Python,明天看到 PPT 能帮自己升职加薪就开始学 PPT,后天看到别人画画很好看,就立刻剁手买了部 iPad Pro。一年后的初始,制定目标的时候把 2019 年的目标的「2019」改成「2020」。

而知识管理有一个重要的使命就是帮助你强化自己的某一项长处,让它成为你的核心竞争力。所以在面对信息爆炸的时候,我们更应该做好知识管理,避免注意力分散,让自己成为「韩梅梅」。

搜索并不能解决自己一无所知的状态

互联网每天产生不少于 2EB 的数据,换言之,我们遇到任何问题,互联网应该都会有答案。事实上,我们也是这么做的,每遇到一个问题,除了做伸手党,多数人还是会先打开百度或谷歌搜索一番,基本上也都能找到自己所需要的答案。

谷歌搜索

但很明显的,尽管我能够轻易地找到答案,我还是不懂。像极了做作业啥都不懂,看答案立刻就懂,一到考试立马懵逼。

为了解决这种无知状态,我必须要做好知识管理。

搜索筛选成本过高,效率过低

记住一个知识点最好的方法是什么?

对我而言,是多错几遍。

当下,我遇到一个问题,多数情况后面也还会再次遇到。比如已故的 VLOOKUP,当时我就是用了搜了好几遍,用了好几遍才记住正确用法。但一段时间不用后,又只能重新搜索。

而搜索经常会出现很多相关结果,不是你直接需要的那个结果,更别提恼人的广告了。但如果我在一开始就有把这些结果都存档的话,就不需要重新筛选结果。

如何做好个人知识管理

对于这个问题,我们也可以换个问法。个人知识管理有哪些步骤?

  1. 学习知识。
  2. 保存知识。
  3. 共享知识。
  4. 使用知识。
  5. 创造知识。

以上文提到的 VLOOKUP 为例:

  1. 学习 VLOOKUP 的用法。
  2. 将搜到的 VLOOKUP 的普通用法、高级用法、其他可代替函数方法都存档。
  3. 教会别人怎么用 VLOOKUP。
  4. 工作过程中用 VLOOKUP 解决匹配问题。当 VLOOKUP 失效时,懂得用 INDEX + MATCH 替换。
  5. 遇到一个新的问题,利用辅助数列或和其他函数组合,创造性地用 VLOOKUP 解决。

为什么选择 DEVONthink 和 Notion

这里涉及两个问题——文件管理和笔记管理。尽管 DEVONthink 也有强大的笔记功能,但由于我嫌弃它丑,所以它专职做文件管理,Notion 专职做笔记管理。

DEVONthink 和 Notion 是什么

尽管少数派读者应该十分了解,但还是简单做下介绍。

  • DEVONthink 是 macOS 上一款强大的文档管理神器,堪称增强版的 Finder,不仅能够直接预览绝大部分格式,还有一些 Finder 不提供的强大功能
  • Notion 则是一款全新的笔记软件,堪称次世代的笔记,除了拖拽逻辑以外,强大的多媒体模块提升笔记的可视化,数据库模块能够让笔记取代许多低频软件,增强个人的数据无纸化、存储和联动

我为什么选择这两个软件

DEVONthink:

  • 支持绝大部分格式,可以直接预览
  • 文件以数据库 bundle 直接存储,软件是本地客户端,即便公司倒闭,所有文件还是在我手里
  • 三个强大的功能
    • 强大的剪藏功能。iOS 和 macOS 均可剪藏至 DEVONthink,并且有多种剪藏格式尽可能帮你保存好资料,避免格式错乱
    • 人工智能搜索。尽管对中文搜索支持一般,但强大的 See Also 和 Classify 还是能够帮我找到需要的文件,并且在多次调整结果后,推荐和搜索结果越来越准确
    • Replicate。一份文件归属于多个文件夹,每个文件夹复制一份会造成文件冗余。用 Replicate 就能复制一份指向文件,有修改均能同步

Notion:

  • 免费。薅到早期羊毛,老用户不会不如狗了
  • 美观。论笔记美观程度,Notion 第一,在座各位应该无异议吧
  • 数据库模块。让自己的各种数据进行了深度关联,比如我把自己的日记、记账本、饮食记录、旅行日志、阅读记录、任务管理系统、目标管理系统等等进行了不同程度的关联。等 API 出来后,相信还会更加强大,看看隔壁 Coda 就不言而喻了

两个软件的管理体系是不同的

DEVONthink:杜威十进制分类法

由于 DEVONthink 本身更偏向文件管理软件,所以我采用的是文件夹 + 标签管理的方法,而文件夹管理体系则是用的杜威十进制分类法。

杜威十进制分类法是由美国图书馆专家麦尔威·杜威发明的图书分类法。在美国,几乎所有公共图书馆和学校图书馆都采用这种分类法。该分类法以三位数字代表分类码,共可分为10个大分类、100个中分类及1000个小分类。——取自维基百科

通过这个分类法,我将自己的文件主要划分为两个数据库——个人和工作数据库,然后每个数据库都按照 MECE 原则划分了不同的文件夹,表示自己其中一个领域。有相关文件产生的时候,直接将文件移动进去。需要查阅时,只要知道归属哪个领域,即便不用搜索功能,我也能迅速找到需要的文件。

我的文件分类

Notion:PARA

由于 Notion 是一个真正无限层级的笔记软件,而杜威十进制分类法的三级分类显然不适用于 Notion,否则就限制了它 Wiki 的能力,因此我采用 PARA 的方式进行分类。

PARA 是 Facebook 上一位 Notion 大 V 用的信息管理系统,把 Page 按照以下模块进行分类: P:Project,一个个与目标相关的项目;A:Area,一个个领域,我的理解就是你的身份角色;R:Resource,持续关注的主题;A:Archive,其他

所以我先用 OKR 制定了一年内想要达成的目标,再制定年、季、月、周计划,然后将项目和任务管理系统与 OKR 和计划进行了关联,用它们对我不同的领域的产出进行记录和追踪,保证我能达成目标,在不同领域成为一个 better me。

我的 Notion 首页

案例:如何学习 CFA

前面讲了那么多理论,接下来就用一个案例讲下自己是怎么联动这两个软件,以管理自己的知识。

去年鬼使神差地报考了 CFA Level 1,拿到教材后发现要考的知识点非常多,又是全英文,略微有些后悔。但钱都交出去了,只能硬着头皮上了,毕竟是 9000 块人民币呢。

保存知识

由于报考后是会先拿到考试资料的,因此保存知识前置了。我将官方教材、教材中提到的论文、网上找到的资料(比如题目)等等分好类别存储到 DEVONthink 中。

这里有两种方式,第一种先建好文件夹,然后再拖拽进对应的文件夹;第二种是将文件夹拖入 Finder 侧边栏的全局 Inbox,然后再归类,这其实就是 GTD 的思想。个人更推荐第二种。

Finder 侧边栏

不用担心导入速度,试过导入 10 几 GB 的视频,印象中也是在 1 分钟内完成。

导入后,给每个文件按照需求打标签、写评论、评分,以备回顾。

而无论在 iPhone、iPad 上浏览文章时,或者在 Mac 上利用其他软件制作材料时(比如用 MindNode 画导图),都可以直接导入 DEVONthink 的全局 Inbox。

剪藏能力比印象笔记还要强大许多,只要你认真整理,文件一定不会乱。

学习知识

学习主要分为两段时期——初学和复习。

在初学阶段,会从 DEVONthink 中取出资料导入 MarginNote 或 Notability 中学习,完成后再导出带笔记版本的存回 DEVONthink。值得注意的是,DEVONthink 能搜索手写中文。

在复习阶段,我会重新看笔记,并将自己不熟的知识点用康奈尔笔记法整理到 Notion 里,以便随时回顾。

我的 CFA 笔记

共享知识

同样也是两种方式。第一种,把 DEVONthink 作为服务器,可以把资料共享给你的朋友,但这样要保持电脑一直在线。所以我采用了第二种方式,把我在 Notion 里的笔记共享给了朋友。

当然这只是分享信息,共享知识讲的是主动输出,在对方有需要的时候能够给对方讲清楚这才是真正的共享。

使用知识

有一天,我的一个朋友突然问我要怎么取到一组数据的第三个四分位数。

第三个四分位数其实就是一组数列按照从小到大排列后的处在第 75% 位置上的那个数。这也许是大多数人能记住的程度了。但如果这一组数据中没有任何一个数处在 75% 的位置时,要怎么办呢?这个知识点虽然不难,但很少有人会记得。

不过我倒是记得刚在「数量」这个科目里学完,所以就搜了下 DEVONthink,在我合计 18 GB 的两个数据库大概花了 5 秒钟时间就找到了需要的知识,然后教会了我朋友。而更重要的是,自己对这个知识点的印象更加深刻了!

DEVONthink 搜索「quartile」 

创造知识

这一环节暂时还不敢说什么,毕竟还在备考阶段。但是利用 DEVONthink 强大的人工智能技术,相信当自己这方面的资料积累到一定程度时,我一定能够创造出属于自己的投资逻辑和投资体系。

新年最大的愿望是学成后做空美国哈哈哈哈哈。

以上就是 2019 年我用 DEVONthink + Notion 完成个人知识体系搭建的全部内容。这两个软件非常强大,其中很多强大的功能几乎没提,没有过多的叙述,因为本文重点并不在此,而是在于如何利用这两个软件提高个人知识管理的效率。

最后,祝愿大家 2020 年都能发大财,对你有一点帮助的麻烦充个电感谢哈哈哈哈哈。

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